Apakah yang Patut Dilakukan oleh Majikan Jika Mempunyai HR yang Tidak Kompeten?

Dalam sesebuah organisasi, jabatan Sumber Manusia (HR) adalah tulang belakang kepada pengurusan pekerja, operasi, dokumentasi, serta pematuhan undang-undang buruh. Namun, tidak semua syarikat bernasib baik mempunyai HR yang benar-benar kompeten. Ada majikan yang terpaksa berdepan isu dokumen tidak lengkap, rekod bercelaru, staf tidak puas hati, peraturan tidak konsisten, hinggalah risiko disaman kerana ketidakpatuhan undang-undang.

Jadi, apa sebenarnya yang patut dilakukan oleh majikan jika HR sedia ada tidak kompeten? Artikel ini menghuraikan langkah-langkah praktikal yang boleh diambil majikan untuk membaik pulih keadaan sebelum ia menjejaskan keseluruhan organisasi.

---

1. Kenal Pasti Punca Ketidakkompetenan HR

Sebelum mengambil tindakan drastik, majikan perlu memahami punca kenapa HR gagal menjalankan tugasnya. Ketidakkompetenan tidak semestinya disebabkan sikap buruk kadangkala ia berpunca daripada:

• Tiada latihan asas HR

• Beban kerja terlalu tinggi

• Tidak memahami undang-undang buruh

• Tidak dibimbing dengan betul

• Mengurus bidang yang bukan kepakaran sebenar

Langkah pertama ialah menilai melalui audit ringkas: apakah tugasan yang HR gagal selesaikan, apa impaknya kepada syarikat, dan apa yang mereka perlukan untuk memperbaiki prestasi.

2. Berikan Latihan & Pendedahan yang Betul

Banyak isu HR boleh diselesaikan jika mereka diberikan kemahiran yang betul. Majikan boleh mempertimbangkan:

• Kursus undang-undang buruh

• Latihan pengurusan disiplin & tatatertib

• Latihan penggunaan sistem HR seperti payroll, attendance & leave

• Pendedahan kepada best practices HR moden

Apabila HR diberi latihan yang betul, mereka lebih yakin dalam membuat keputusan dan lebih cekap dalam menguruskan staf. Ini secara langsung mengurangkan konflik, kesilapan dokumentasi, dan risiko undang-undang.

3. Tetapkan Standard Kerja yang Jelas

HR tidak akan kompeten jika tidak tahu KPI atau standard kerja yang perlu dicapai. Majikan perlu:

• Senaraikan skop kerja HR dengan jelas

• Tentukan KPI seperti ketepatan payroll, pematuhan kerja, masa tindak balas aduan staf

• Letakkan timeline untuk setiap tugasan

• Berikan template, SOP dan proses yang baku

Standard yang jelas membantu HR bekerja secara sistematik dan mengelakkan mereka membuat keputusan sesuka hati.

4. Lantik HR yang Berpengalaman Sebagai Mentor

Jika syarikat masih belum mampu mengambil HR baharu, pilihan terbaik ialah melantik seorang HR external consultant atau mentor berpengalaman untuk membimbing HR sedia ada.

Mentor boleh membantu dalam:

• Menyemak semula SOP syarikat

• Membaiki proses disiplin & dokumentasi

• Melatih HR dari asas hingga advance

• Membimbing dalam kes-kes kritikal

Ini lebih kos efektif dan membolehkan HR baharu belajar dalam dunia sebenar dengan pantauan pakar.

5. Gunakan Sistem HR yang Mudah, Lengkap & Mesra Pengguna

Kadangkala HR tidak kompeten kerana sistem manual yang terlalu rumit. Majikan boleh menyelesaikan masalah dengan melaksanakan:

• Sistem rekod kehadiran automatik

• Sistem payroll

• Sistem cuti digital

• Sistem fail pekerja online

Apabila proses dijalankan secara digital, risiko kesilapan dapat dikurangkan. HR juga dapat fokus kepada strategi, bukan hanya kerja kertas semata-mata.

6. Pantau Perkembangan & Uji Kecekapan Secara Berkala

Majikan perlu membuat penilaian prestasi HR secara berkala untuk memastikan perubahan berlaku. Anda boleh menilai:

• Ketepatan dokumen HR

• Masa tindak balas terhadap isu staf

• Pematuhan undang-undang buruh

• Keupayaan menyelesaikan konflik

• Profesionalisme dalam komunikasi

Jika HR semakin baik, sokong dan kekalkan momentum tersebut. Jika masih tidak menunjukkan perubahan, majikan perlu mempertimbangkan pilihan seterusnya.

7. Jika HR Masih Tidak Kompeten, Pertimbangkan Penggantian

Ini langkah terakhir, tetapi kadangkala perlu. HR yang tidak kompeten boleh mengakibatkan:

• Syarikat disaman

• Operasi kacau-bilau

• Staf hilang motivasi

• Banyak masa terbuang

• Reputasi syarikat terjejas

Jika HR gagal meningkatkan prestasi walaupun sudah diberikan bimbingan, latihan dan sistem, majikan perlu mempertimbangkan menggantikan mereka dengan calon yang lebih layak atau menyusun semula struktur organisasi.

8. Elakkan Salah Dalam Pengurusan HR Kesannya Mahal

Kesilapan HR bukan seperti kesilapan biasa. Ia boleh menjejaskan keseluruhan syarikat. Contohnya:

• Payroll salah boleh menyebabkan staf hilang kepercayaan

• Tidak rekod cuti dengan betul boleh menyebabkan pertikaian

• Salah urus disiplin boleh menyebabkan staf saman majikan

• Tidak ikut Akta Kerja boleh mengundang penalti

Sebab itu HR mesti kompeten. “Cukup makan” tidak cukup dalam era moden.

9. Majikan Juga Perlu Faham Peranan HR

Bukan hanya HR yang perlu belajar majikan juga perlu faham asas pengurusan pekerja. Antara perkara yang patut majikan arif:

• Undang-undang buruh asas

• Proses termination yang betul

• Cara memberi arahan yang jelas

• Hak staf dan hak majikan

• KPI yang realistik

Apabila majikan dan HR sama-sama faham peranan masing-masing, barulah operasi syarikat berjalan dengan lancar.

---

Kesimpulan

HR yang tidak kompeten bukanlah pengakhiran. Ia boleh diperbaiki melalui latihan, bimbingan, struktur kerja yang jelas, dan sistem yang lebih teratur. Namun, majikan juga harus tegas jika tiada peningkatan, perlu ambil tindakan demi kelangsungan syarikat.

Organisasi yang berkembang ialah organisasi yang mempunyai HR yang cekap, berpengetahuan, dan sentiasa mengikut undang-undang. Majikan pula bertanggungjawab memastikan HR mempunyai semua sumber yang diperlukan untuk menjalankan tugas dengan baik.

Nak Latih HR Jadi Lebih Kompeten? Jom Sertai Syazna World!

Jika anda nak HR yang lebih berkemahiran, lebih faham undang-undang buruh, lebih sistematik dan lebih profesional, Syazna World sedia membantu!

✔ Latihan HR

✔ Panduan undang-undang buruh

✔ Template HR

✔ Konsultasi syarikat

✔ Sokongan berterusan

Klik ke Syazna World sekarang dan bina HR yang betul-betul kompeten untuk syarikat anda!